[금융꿀팁]“자금 담당자와 회계 담당자 반드시 분리해야”

#.중소기업 A사는 인건비 절감을 위해 자금, 회계, 인사 및 총무를 담당하는 팀을 두명으로 운영하면서 한명(B씨, 팀장)이 자금 및 회계업무를 담당하고, 나머지 한명(C씨, 팀원)이 인사 및 총무업무를 담당하도록 했다.

재무담당임원을 별도로 두지 않고 영업담당임원이 재무(회계)업무를 겸직하도록 했다. A사는 자금 및 회계업무를 혼자 담당하던 B가 거액의 현금을 횡령했음에도 경영진은 B을 전적으로 신뢰한 결과 이를 전혀 인지하지 못했다.

금융감독원은 중소기업 경영자가 오류 또는 부정을 방지하기 위해 한명에게 회계와 자금 등을 겸직하게 하는 일을 피해야 한다고 조언했다.

금융감독원은 1일 중소기업 대표를 위한 회계부정방지 체크포인트 7가지를 소개했다.

중소기업은 대기업에 비해 상대적으로 인력과 자원이 부족하고 내부관리보다는 영업을 중요시해 내부통제가 철저하지 않아 임직원 횡령 등 회계부정 가능성이 상존하고 있기 때문이다.

회사 규모가 크지 않아 횡령 등으로 거액의 손실을 입게 되는 경우 회사의 존립이 위태로울 수 있다.

우선 자금 담당자와 회계 담당자는 반드시 분리하는 것이 좋다. 자금과 회계, 거래의 실행과 기록 등을 동일한 한명이 오랜기간 혼자 담당하면 담당자에 대한 의존도가 높아져 조작한 서류에 서명만 하는 상태가 지속될 수 있다.

현금과 통장잔고는 사전 예고 없이 불시에 점검해야 한다. 현금은 회사의 모든 활동에 관여되는 자산으로 유동성이 매우 높아 횡령 위험에 항상 노출돼 있으므로 철저한 관리가 필요하다.

사전에 예고된 현금실사만으로는 담당자에게 자료를 조작할 수 있는 충분한 시간을 제공할 수 있어 횡령이나 회계부정을 발견하기 어려울 수 있다.

또한 용도가 불분명하거나 사용하지 않는 휴면계좌는 내부관리대상에서 누락되기 쉬워 내부 횡령 등 부정행위에 이용될 수 있는 만큼 즉시 해지하는 것이 바람직하다.

현금을 출금할 때는 관리자 승인절차를 갖춰야 한다. 금감원은 직원에 의한 회계부정 발생기업 대부분이 현금 출금에 대해 직원에게 많은 권한을 위임했다고 지적했다.

이 밖에도 계좌이체시에는 사전에 등록된 계좌에 한해 관리자의 승인을 받은 후에만 계좌이체가 가능하도록 통제가 필요하다. 회사의 계좌에서 일정액 이상 현금을 출금하는 경우 대표이사 혹은 CFO의 휴대폰으로 문자를 발송하는 것도 좋은 방법이다.

통장, 법인카드, 인감, 유가증권 등은 각각 다른 담당자가 관리·보관하도록 하는 것이 좋고 같은 업무를 한 직원이 너무 오래 하지 않도록 자주 업무를 변경해 내부통제를 강화해야 한다.

마지막으로 외부감사를 회사의 재무상태 점검 기회로 삼아야 한다. A사는 외부감사의 필요성이 없다고 보고 가장 낮은 보수를 제시한 회계법인을 선임했으며 경영진도 외부감사에 대해 관심을 갖지 않았다.

외부감사인이 요청한 자료에 대해서도 횡령한 직원이 조작해 만든 허위자료를 제출하도록 방치했고 외부감사인도 15년간 계속 감사를 수행하면서 형식적인 감사절차만 수행했다.

금감원 관계자는 “외부감사를 통해 회사의 재무상태를 점검할 수 있는 만큼 감사의견 뿐만 아니라 외부감사인이 수행할 절차 등에 대해서도 경영진이 관심을 가질 필요가 있다”고 말했다.